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Siete puntos a tomar en cuenta en una solución movil para el segmento empresarial, mucho mas allá del correo

Cuando una empresa decide entrar en el mundo móvil para solucionar un problema de negocio debe evaluar todo el entorno, típicamente las empresas piensan en el área de ventas, pero está demostrado

que hoy en día un alto porcentaje de la población permanece un gran número de horas revisando el celular, basta con caminar por algunas de nuestras principales ciudades del país y Latinoamérica, y  observar a la genta utilizando sus equipos móviles de diversas maneras entre ellas correo, agenda, control de tiempos, control de tareas, aplicaciones de negocio, música y otros; sin embargo en el área empresarial, las soluciones van más allá de correo y cada día ayudan más a mejorar los negocios.

A continuación se presentan algunas de lecciones aprendidas al momento de llevar un proceso de negocio a una solución móvil.

Lo más importante es el negocio no la aplicación. Muchas veces cuando se busca una solución móvil se piensa en las aplicaciones que existen en el mercado, pero se deja a un lado la necesidad del negocio. Al pensar implementar una solución móvil el punto de inicio debe ser que necesita el negocio y cuanto mejoraría el mismo al implementar la solución; no sólo es un tema de dinero, sino cuanto mejoraría factores como: la calidad de vida de los empleados, la conexión con una marca, tiempos de respuestas, conexión con un mercado objetivo o implementación de una campaña para transmitir un mensaje.

Movilice sólo el proceso necesario. Cuando se evalúa el proceso a movilizar (llevar a un móvil), se comete el error de querer automatizar todo. La siguientes frases siempre son comunes: la funcionalidad del teléfono debe ser igual al sistema administrativo existente en la oficina, con sólo un botón  se debe crear un pedido y  a la vez reconozca el cliente por localización, además que toque un botón y llegue el pago, factura y la mercancía en tiempo real; todo esto es posible pero es recomendable comenzar a movilizar procesos en pasos, y así la experiencia del usuario final será incremental. No es una regla absoluta, pero puede convertirse en una mejor práctica.

Si los procesos de negocios están definidos, movilizarlos será sencillo. Muchas veces se desea movilizar un proceso empresarial que aún no está estable o no está funcionando en  la compañía, la recomendación es comenzar por procesos que estén estables dentro de una organización o tienen un alto impacto en su rediseño. Un ejemplo típico es el proceso de recaudación de facturas o ingresos, con frecuencia se desea movilizar, pero no existe un orden o un sistema administrativo en el “back-end” que lo soporte, lo cual muchas veces deja sin efeto el proceso móvil.

La integración o no con los sistemas  administrativos o algunos “back-end”. Es importante definir si el proceso a movilizar debe tener integración con un sistema legado o sólo debe persistir en un móvil o una plataforma web.  En este punto entran varios factores, entre los más importante están el método de integración, y las formas de sincronización de la información y la cantidad de datos por supuesto. Algunas veces si no se realiza integración la solución móvil no aporta valor, dado que puede generar doble trabajo, este es el ejemplo de un sistema de ventas que recolecta pedido, pero no tiene inventario en tiempo real, o debe escribirlo nuevamente en un sitio central después que los vendedores lo realizan en la calle,  sin embargo para ciertos modelos de negocio no es necesaria la integración, dado es el caso de sistemas móviles informativos como tarifas de seguros, planes de ventas corporativos, requisitos para un negocio, cuya actualización de información se realiza de manera periódica y el usuario móvil puede  presentar la información con sólo consultarla.

El nivel de servicio de la cadena es lo más importante. Toda solución móvil tiene  distintas aristas que pueden afectar el nivel de servicio. La aplicación es el tope de la cadena, sin embargo depende de otros factores adicionales como son: La red celular, el equipo móvil y el volumen de datos a manejar. Cada uno de los factores anteriores debe ser revisado a la hora de tomar la decisión en una solución móvil a continuación algunos detalles de estos elementos:

  • La red celular: la solución móvil debe tener la capacidad de soportar caídas y intermitencia en la red de datos de la red celular, algunas veces no se considera este punto y las aplicaciones fallan o se pierden datos al fallar la red celular. De igual manera la capacidad de transmisión y envío de información usando el canal de la operadora alineado con la arquitectura de redes de la empresa que donde está la solución.
  • El equipo móvil: dependiendo de la solución debe tomar en cuenta la capacidad de almacenamiento, procesamiento del dispositivo, así como el sistema operativo del mismo. Un ejemplo típico es cuando se desea capacidad de localización en equipos que no posee GPS, o algún requerimiento de espacio que el dispositivo no posee. Igualmente no debe olvidar la usabilidad del equipo, es decir la facilidad intuitiva, para la gestión y manejo de la  aplicación desplegada en dicho móvil
  • La aplicación: Debe ser sencilla e intuitiva, sin embargo depende que proceso se van realizar. Por ejemplo una aplicación de encuestas debe ser rápida y de fácil escritura, pero una aplicación de análisis de riesgo debe poder manejar mayor tipo de información.
  • Volumen de datos: Aunque las redes celulares han ido mejorando, el volumen de datos es un elemento muy importante a evaluar.   Entre los factores de evaluación debe considerar que información debe persistir en el móvil, cual debe ser solicitada a un sistema de “back-end” y cuál debe ser creada, modificada o re-emplaza. Hay ejemplos de eficiencia en algunas aplicaciones de redes sociales como twitter, donde en algunos casos la información es solicitada bajo demanda y  no es enviada al móvil en una primera interacción.

Una vez que un proceso se moviliza nunca más regresa al papel. Si se obtuvo éxito en la implementación de aplicación móvil para mejorar un proceso, nunca volverá a querer realizar nada manual. El poder de tener la información en tiempo real y tomar decisiones basado en la en las mismas, hace que las soluciones móviles creen dependencia en sus usuarios.

Todo debe estar basado en un retorno de inversión. Existen distintos modelos para medir el retorno de inversión, lo importante debe ser que al evaluar implementar una solución móvil busque las posibles reducciones de costos y las mejoras que esta generará, y lo pueda medir, muchas veces se ignoran beneficios porque no se hace un análisis correcto. Las factores comunes a considerar pueden ser: horas hombres por despachos no realizados, venta a clientes morosos, doble trabajo en transcripción, altos tiempos de espera entre jornadas por falta de información, largos tiempos de cobranza, disminución de los días de la cartera, incongruencia en la información, ventas no realizadas por no poseer la información.

 

Ficha del autor:

Francisco  es socio-fundador de Kiberno eServices C.A miembro fundador del capítulo de Mobile Monday Venezuela ha trabajado como consultor en distintas compañías entre ellas Xerox, Ernst & Young, y Hewlett Packard. Kiberno (www.kiberno.com),  es  un compañía innovadora líder en soluciones móviles empresariales, Partner Elite de Blackberry y posee experiencia en movilizar proceso de negocios empresariales en distintas empresas en Latinoamérica.

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